435.3 Bestanden naar incassobureau zenden [//]

Dit proces genereert rapportage bestanden in formaten zoals beschreven in de vorige paragraaf.

Na het succesvol genereren van de rapportage bestanden kunt u deze vervolgens naar het incassobureau sturen via FTP of als bijlage in een email.

Wanneer u de gegevens wilt afdrukken, kunt u het opgeslagen bestand openen en de gegevens importeren in Microsoft Word of Excel.

Nadat u deze optie heeft gekozen verschijnt een invulscherm:

Velden op het scherm

Incasso code: kies uit de dropdown lijst de code van het incassobureau (voor uw metainstelling) waarnaar u het rapport wilt verzenden.

Alternatieve identificatie opnemen in rapporten: wanneer deze optie is aangevinkt zal de alternatieve identificatie/SoFi-nummer van de lener worden opgenomen in het rapport.

Details gefactureerde te-laat titel opnemen in rapporten: wanneer deze optie is aangevinkt zal het rapport gegevens van gefactureerde te late materialen bevatten: exemplaarbarcode, titel, auteur, aard van het werk, prijs (uit exemplaarblok) en vervaldatum van gefactureerde te late exemplaren. Dit veld heeft alleen een effect wanneer de betreffende kostenpost niet is opgenomen in de lijst met uitzonderingen in AFO 482 – Incassobureau codes.

Nieuwe leners rapportage bestand: geef pad en bestandsnaam op, waar de output naartoe gestuurd moet worden.

Gewijzigde leners rapportage bestand: geef pad en bestandsnaam op, waar de output naartoe gestuurd moet worden.

Synchronisatie rapport bestand: geef pad en bestandsnaam op, waar de output naartoe gestuurd moet worden.

435.3.1 Uitvoerbestand layout [//]

De formaten van de rapportage bestanden zijn als volgt: elk veld wordt afgesloten door een “|”. Records worden afgesloten door een harde return.

·                Nieuwe leners Rapportage bestand

Voor elke lener die “in incassoprocedure” is en die nog niet gerapporteerd is aan het incassobureau wordt een header record gegenereerd

-                 “H” – record type - header

-                 Lener Naam Lener ID/Barcode/RecordNummer

-                 Lener Adres

-                 Lener Stad

-                 Lener Provincie

-                 Lener Postcode

-                 Lener Telefoonnummer Thuis

-                 Lener Geboortedatum (formaat DD/MM/JJJJ)

-                 Lener Categorie

-                 Lener alternatieve identificatie/SoFi nummer (wanneer aanwezig en wanneer vlag Alternatieve identificatie opnemen in rapport is aangevinkt)

-                 Totaal zonder uitzonderingen (Lener's Verschuldigd Bedrag) is exclusief bedragen berekend voor uitgezonderde kostenposten

-                 Vroegste debet datum van verzamelde facturen (het datumstempel van de oudste kostenpost in het lenersrecord)

-                  Vroegste vervaldatum van gefactureerde objecten (het datumstempel van het eerste gefactureerde object dat over de datum is) (formaat DD/MM/JJJJ)

-                 Actuele lenersbarcode

-                 Totaal (Lener's Verschuldigd Bedrag) is inclusief bedragen berekend voor uitgezonderde kostenposten

-                 Contact persoon

Let op

Het veld Lener Adres omvat het complete lenersadres zoals gedefinieerd in AFO 482 – Lener Adres SSP Printer Instellingen. De afzonderlijke regels van het adres worden gescheiden door een % teken. Lege regels worden niet opgenomen.

Wanneer u gekozen heeft details van objecten die over de datum zijn op te nemen in de rapportage bestanden, produceert het systeem een rapportage record voor elk object.

-                 “D” – record type - detail

-                 Lener Naam

-                 Lener ID/Barcode/RecordNummer

-                 Object barcode

-                 Titel

-                 Auteur

-                 Aard van het werk

-                 Object prijs

-                 Vervaldatum(formaat DD/MM/JJJJ)

·                Gewijzigde leners Rapportage bestand

Voor elke lener die “in incassoprocedure” is en die al eerder gerapporteerd is aan het incassobureau wordt een header record gegenereerd

-                 “H” – record type - header

-                 Lener Naam

-                 Lener ID/Barcode/RecordNummer

-                 Lener alternatieve identificatie/SoFi nummer (wanneer aanwezig en wanneer vlag Alternatieve identificatie opnemen in rapport is aangevinkt)

-                 Totaal zonder uitzonderingen (Lener's Verschuldigd Bedrag) is exclusief bedragen berekend voor uitgezonderde kostenposten

-                 Betaald bedrag (het totaal van betalingen gedaan door de lener sinds het vorige rapport is verzonden)

-                 Nieuw verschuldigd bedrag (het totaal van openstaande posten ontstaan sinds het vorige rapport is verzonden)

-                 Kwijtgescholden bedrag (et totaal van bedragen die zijn kwijtgescholden sinds het vorige rapport is verzonden)

-                 Vroegste vervaldatum van gefactureerde objecten (het datumstempel van het eerste gefactureerde object dat over de datum is) (formaat DD/MM/JJJJ)

-                 Totaal (Lener's Verschuldigd Bedrag) is inclusief bedragen berekend voor uitgezonderde kostenposten

-                 Contact persoon

Wanneer u gekozen heeft details van objecten die over de datum zijn op te nemen in de rapportage bestanden, produceert het systeem een rapportage record voor elk object.

-                  “D” – record type - detail

-                 Lener Naam

-                 Lener ID/Barcode/RecordNummer

-                 Object barcode

-                 Titel

-                 Auteur

-                 Aard van het werk

-                 Object prijs

-                 Vervaldatum(formaat DD/MM/JJJJ)

·                Synchronisatie rapport bestand

Voor elke lener die “in incassoprocedure” is wordt een header record gegenereerd

-                 “H” – record type - header

-                 Lener Name

-                 Lener ID/Barcode/RecordNumber

-                 Lener alternatieve identificatie/SoFi nummer (wanneer aanwezig en wanneer vlag Alternatieve identificatie opnemen in rapport is aangevinkt)

-                 Totaal zonder uitzonderingen (Lener's Verschuldigd Bedrag) is exclusief bedragen berekend voor uitgezonderde kostenposten

-                 Vroegste vervaldatum van gefactureerde objecten (het datumstempel van het eerste gefactureerde object dat over de datum is) (formaat DD/MM/JJJJ)

-                 Totaal (Lener's Verschuldigd Bedrag) is inclusief bedragen berekend voor uitgezonderde kostenposten

-                 Contact persoon

Wanneer u gekozen heeft details van objecten die over de datum zijn op te nemen in de rapportage bestanden, produceert het systeem een rapportage record voor elk object.

-                 “D” – record type - detail

-                 Lener Naam

-                 Lener ID/Barcode/RecordNumber

-                 Object barcode

-                 Titel

-                 Auteur

-                 Aard van het werk

-                 Object prijs

-                 Vervaldatum(formaat DD/MM/JJJJ)

435.4 Handmatig markeren van leners in incassobestand[//]

Deze optie kan worden gebruikt om handamtig leners te markeren die al zijn doorgegeven aan het incassobureau (voordat Vubis Smart gebruikt werd). Dit verhindert dat deze leners opgenomen worden in het "nieuwe" bestand wanneer u dit gaat aanmaken voor het incassobureau.

Er verschijnt een keuzescherm:

Velden op hetscherm

Incasso code: selecteer een incasso code uit de dropdown lijst voor uw meta instelling.

Lener: voer een geldige lenersbarcode in (originele of actuele). Nadat u een geldige lenersbarcode heeft ingevoerd zal het systeem controleren of de lener gemarkeerd kan worden voor "incasso" en het lenersrecord bijwerken. Vervolgens wordt het scherm opnieuw getoond, waarbij het veld Incasso code beschermd is, u kunt doorgaan met lenersbarcode(s) toevoegen.